Direction des Archives et du Patrimoine

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Vos recherches

Règlement de la salle de lecture des Archives de l'Aube

Le Président du Conseil général de l'Aube

  • Vu le Code du Patrimoine, livres I et II relatifs à la protection des collections publiques contre les actes de malveillance (art. L 114, 2-6 et L 214, 1-5) et à la collecte, la communication et la protection des archives (art. L 211, 1-6 ; L 212, 1-37 ; L 213, 1-8) ;
  • Vu le Code pénal et notamment ses articles 322-1, 322-2, 322-3 et 433-4 ;
  • Vu le Code général des collectivités territoriales et notamment ses articles L 1421-1 à L 1421-3, L 3131-1 et 3131-2 et R 1421-14 et 1421-15, relatifs au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives des collectivités territoriales ;
  • Vu la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec l'administration ;
  • Vu la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 modifiée portant diverses mesures d'amélioration des relations entre l'administration et le public et diverses dispositions d'ordre administratif, social et fiscal ;
  • Vu la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée par la loi 2004-801 du 6 août 2004 ;
  • Vu le décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 relatif à la liberté d'accès aux documents administratifs et à la réutilisation des informations publiques ;
  • Vu le décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979 relatif à la compétence des services d'archives publics et à la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n° 2009-1124 du 17 septembre 2009 ;
  • Vu le décret n° 79-1039 du 3 décembre 1979 relatif à la délivrance de visas de conformités des copies, reproductions photographiques et extraits des documents conservés dans les dépôts d'archives publiques, modifié par le décret n° 2009-1125 du 17 septembre 2009 ;
  • Vu la délibération de la Commission permanente du Conseil général de l'Aube n° 032011/110 du 14 mars 2011 relative à la réutilisation des données publiques ;

Sur proposition du Directeur général des services du Département,

Considérant que la conservation des documents d'archives est organisée dans l'intérêt public non seulement pour la justification des droits des personnes physiques ou morales mais aussi pour la recherche, l'éducation et l'enrichissement culturel des citoyens,

Considérant qu'il est nécessaire et de notre responsabilité d'assurer la pérennité matérielle du patrimoine archivistique,

arrête

Conditions d'accès

ARTICLE 1ER. ACCÈS À LA SALLE DE LECTURE ET INSCRIPTION

L'accès à la salle de lecture des Archives départementales de l'Aube est libre et gratuit, dans la limite des places disponibles.

Il est subordonné à la possession d'une carte de lecteur, établie sur présentation d'une pièce d'identité. Les informations recueillies par le personnel des Archives lors de l'établissement de la carte font l'objet d'un traitement informatisé à des fins purement statistiques. Le lecteur peut accéder aux données le concernant et les faire rectifier. La carte, valable pour une durée d'une année civile, est nominative et individuelle et son utilisation engage la responsabilité de son titulaire.

ARTICLE 2. HORAIRES

Les Archives départementales de l'Aube sont ouvertes au public le lundi, mercredi, jeudi et vendredi de 9h à 17h sans interruption, et le mardi de 13h30 à 17h. Elles sont fermées chaque année pendant la deuxième semaine d'octobre. Le Conseil général de l'Aube peut également décider certains jours de fermeture exceptionnels, annoncés au moins huit jours à l'avance sur les sites Internet du Conseil général de l'Aube, des Archives départementales et par affichage en salle de lecture.

ARTICLE 3. ESPACES ACCESSIBLES AU PUBLIC

À l'exclusion de la salle de lecture, du vestiaire, du hall d'accueil et d'exposition, du salon de détente et des toilettes du rez-de-chaussée, les locaux du service sont strictement interdits au public. L'accès aux bureaux, à la petite salle de réunion et à la salle de conférence est soumis à l'accord préalable de la direction des Archives départementales.

ARTICLE 4. VESTIAIRE ET CONSIGNES

Le lecteur dépose ses effets personnels, notamment sacs et housses de toute nature, valises, porte-documents, cahiers autres que ceux de format A5, trousses, manteaux et pardessus, couvre-chefs (chapeaux, casquettes, etc.), parapluies ainsi que tout objet ou substance susceptible de servir à porter atteinte à l'intégrité des documents, dans les casiers fermant à l'aide d'une clé mis à sa disposition. Il est responsable de la fermeture des casiers qu'il utilise. La perte ou la disparition d'effets personnels, due à une mauvaise utilisation des casiers, n'engage pas la responsabilité du service.

Seuls sont autorisés en salle de lecture les crayons à papiers, feuilles volantes éventuellement rassemblées dans une chemise transparente, ordinateurs portables et appareils photographiques nécessaires à la recherche documentaire, qui devront être déposés dans un sac plastique mis à disposition en prêt dans les consignes. L'usage d'objets tranchants (ciseaux, cutter, etc.), d'adhésif (colle, scotch, etc.) ou d'encre est interdit. Il est également interdit d'introduire ou de consommer des aliments ou des boissons dans la salle de lecture.

Toutes les consignes doivent être vidées à 17h. Les effets personnels oubliés dans les consignes ou dans les locaux du service pourront être réclamés à l'accueil pendant une durée de six mois avant d'être transférés au service des Objets trouvés de la Ville de Troyes.

ARTICLE 5. COMPORTEMENT

Le comportement et la tenue du lecteur, y compris dans les espaces attenants à la salle de lecture, ne troublent pas le silence qui est de règle dans la salle de lecture et la tranquillité des autres lecteurs. L'usage du téléphone portable est strictement interdit dans la salle de lecture, y compris en mode vibreur. L'accès à la salle de lecture peut être refusé aux personnes dont le comportement est susceptible d'être une gêne pour les lecteurs ou pour le personnel des Archives.

ARTICLE 6. VIDÉOSURVEILLANCE

Un système de vidéosurveillance est installé dans la salle de lecture. Les usagers sont informés de l'existence de ce système de surveillance par voie d'affichage.

Fonctionnement de la salle de lecture

ARTICLE 7. ASSISTANCE À LA RECHERCHE

La présidence de salle est assurée en permanence par un agent des Archives départementales. Celui-ci oriente le lecteur dans la consultation des instruments de recherche et des bases de données disponibles dans la salle de lecture ; il ne se substitue en aucun cas à lui pour effectuer ses recherches.

ARTICLE 8. RÉGIME DE COMMUNICATION

Toute personne, dûment inscrite, peut obtenir communication des documents conservés aux Archives départementales dans le respect de la législation en vigueur sur la communicabilité des archives publiques et des conditions émises par les donateurs ou déposants d'archives privées.

Les demandes de documents autres que ceux mis en libre accès sont faites par le lecteur à partir des postes informatiques disponibles en salle de lecture avec sa carte de lecteur. Pour toute réservation ou dérogation, le lecteur doit s'adresser au président de la salle de lecture.

Les documents sont délivrés à la présidence de salle. La communication place sous la responsabilité du lecteur les documents qui lui ont été communiqués jusqu'à leur restitution.
Il ne peut être communiqué qu'une seule unité matérielle par lecteur à la fois (liasse, boîte, plan, etc.).
Les documents sont restitués au président de la salle de lecture après consultation, accompagnés de la fiche navette, soit pour rangement, soit pour mise en réserve.

Les instruments de recherche, ainsi que certains usuels et microfilms (registres paroissiaux et d'état civil, recensements de population) sont disponibles en libre accès. Ils doivent être rangés après consultation à leur place d'origine.
Le service de magasinage est interrompu de 11h45 à 13h et cesse à 16h30.

En cas d'affluence, le nombre de documents communiqués par personne peut être limité.

ARTICLE 9. MODALITÉS DE CONSULTATION

La communication des documents, quel qu'en soit le support, est strictement personnelle et limitée à la salle de lecture. Il est interdit de sortir les documents originaux de la salle de lecture ou de les emporter dans l'espace des microfilms.

Les documents ne sont communiqués qu'à condition que leur état de conservation le permette.
Aucun document original n'est communiqué en salle de lecture lorsqu'il a été microfilmé, numérisé ou transféré sur tout support de substitution. En cas de défaut ponctuel de ce support (page manquante, floue, etc.), l'autorisation de consulter l'original est délivrée, sur dérogation de la direction des Archives départementales, par le président de salle de lecture.

Les documents de grand format sont consultés aux places réservées à cet effet.

L'utilisation des appareils de lecture des supports de substitution requiert du soin. Le personnel des Archives départementales est à la disposition du lecteur pour l'aider dans cette manipulation. En cas de dysfonctionnement technique de ces appareils, le lecteur est invité à en alerter immédiatement le président de la salle de lecture.

Il est formellement interdit de relier un support de stockage numérique (clé USB, disque dur externe) aux postes informatiques, à l'exception de celui affecté au scanner manuel.

ARTICLE 10. PRÉSERVATION DES DOCUMENTS

La manipulation de tous les documents, y compris les inventaires et les usuels, requiert le plus grand soin. Le lecteur est responsable des documents qu'il consulte et doit veiller à ce qu'ils ne subissent aucun dommage, dégradation ou altération. Tout vol ou dégradation de document fera l'objet d'un dépôt de plainte auprès de la juridiction compétente.

La consultation de certains documents fragiles (sceaux, cartes postales, plaques photographiques, etc.) nécessite le port de gants qui seront prêtés au lecteur. Sauf accord du président de la salle de lecture, il est formellement interdit au lecteur d'extraire les documents de leur pochette de protection.

L'ordre dans lequel figurent les documents au sein de chaque article (boîte ou liasse) doit être respecté. Toute anomalie à l'intérieur d'une liasse sera signalée au personnel des Archives départementales, qui est seul en droit de reclasser les documents.

ARTICLE 11. MISE EN RÉSERVE

Après une première consultation, les documents peuvent être mis en réserve pour une consultation ultérieure. Les documents mis en réserve sont réintégrés chaque vendredi soir dans les magasins et doivent faire l'objet d'une nouvelle demande de communication pour être à nouveau consultés.
Les documents demandés en communication et non consultés sont réintégrés le jour même, si le lecteur ne demande pas leur mise en réserve.

Conditions de reproduction

ARTICLE 12. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le lecteur est autorisé à photographier lui-même, sans flash, les documents qui lui ont été communiqués. Il peut également solliciter l'atelier photographique des Archives départementales afin d'obtenir la reproduction d'un document. Celle-ci est modulable, notamment, en fonction des possibilités du service et de l'état de conservation matérielle des documents.

Les archives publiques consultées par dérogation, sauf accord explicite de l'autorité ou du service ayant versé les documents, ainsi que les imprimés ayant le caractère d'œuvres de l'esprit au sens du Code de la propriété intellectuelle et pas encore tombés dans le domaine public sont exclus de la reproduction.

Le lecteur remplit un formulaire de demande fourni par le président de la salle de lecture, en précisant les références des documents à reproduire et la nature des travaux à effectuer. Le paiement de cette prestation s'effectue dès la commande, à l'accueil des Archives (avant 16h45), selon les tarifs en vigueur.

Le lecteur peut réaliser des impressions à partir des appareils de lecture des supports de substitution de l'espace microfilms et du scanner manuel mis à sa disposition en salle de lecture. Ces impressions sont réglées à l'aide d'un système de pré-paiement, disponible sur demande à l'accueil des Archives, selon les tarifs en vigueur.

ARTICLE 13. DROITS D'EXPLOITATION

Les reproductions de documents sont réalisées, que ce soit par le lecteur ou par l'intermédiaire du service photographique des Archives départementales, aux seules fins d'utilisation personnelle par le lecteur, dans le cadre de sa recherche ou de ses démarches administratives.

L'utilisation à des fins de diffusion, lucrative ou non, des reproductions réalisées par le service ou par le lecteur est soumise à l'autorisation préalable du directeur des Archives départementales. Un formulaire de demande d'autorisation précisant le mode et les conditions de diffusion doit être demandé à cet effet par le lecteur au président de la salle de lecture.

Outre l'acquittement des droits de reproductions, l'utilisation publique de ces reproductions donne lieu à la perception, par la régie de recettes des Archives, d'une redevance fixée par le règlement général sur la réutilisation des données publiques adopté par la délibération de la Commission permanente du Conseil général de l'Aube n° 032011/110 du 14 mars 2011.

L'autorisation de reproduction accordée par les Archives départementales ne dispense pas le lecteur de la recherche des ayants droit des droits de propriété intellectuelle et artistique qui peuvent s'exercer sur les documents reproduits, dans le respect des dispositions prévues par le Code de la propriété intellectuelle et par la directive européenne n° 93-98 du 29 octobre 1993.

Dispositions finales

ARTICLE 14. SANCTIONS

Tout manquement au présent règlement entraîne une exclusion immédiate et le retrait temporaire ou définitif de la carte de lecteur par la direction des Archives départementales, sans préjudice, le cas échéant, de poursuites pénales.

Les agents chargés de la salle de lecture sont assermentés et habilités à dresser procès-verbal en cas d'infraction à la législation sur la protection des collections publiques contre les actes de malveillance. Un contrôle en sortie de salle de lecture peut être effectué. Le lecteur y présente le contenu de son dossier et ouvre son ordinateur portable, pour vérification par l'agent assermenté affecté au contrôle.

ARTICLE 15. EXÉCUTION DU RÈGLEMENT

Le directeur général des services du Conseil général de l'Aube et le directeur des Archives départementales sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent règlement, dont un exemplaire sera remis à chaque lecteur lors de son inscription et qui sera publié au recueil des actes administratifs du Conseil général de l'Aube et affiché en salle de lecture.



Fait à Troyes, le 5 avril 2011

Le Président du Conseil général de l'Aube
Philippe ADNOT


Espace personnel
Département de l'Aube
Direction des Archives et du patrimoine

131, rue Etienne Pédron
10000 Troyes
Tél. 03 25 42 52 62
Fax. 03 25 42 52 79
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