Les archives privées

Entrées par voie « extraordinaire », les archives privées peuvent bénéficier de plusieurs modes d’entrée :

• Le don

Occasionné le plus souvent par un don manuel, la convention de don permet de formaliser le transfert de propriété du donataire au Département de l’Aube. Téléchargez le document ci-dessous.

Pour les dons de travaux universitaires, nous vous invitons à compléter le contrat ci-dessous.

• Le dépôt

À l’inverse du don, le dépôt n’implique pas de transfert de propriété. Le déposant reste pleinement propriétaire de ses archives. Ainsi, les modalités de communication et de valorisation des archives sont fixées en accord avec le déposant par le contrat de dépôt (révocable) téléchargeable ici :

• Le legs

Dans le cadre d’une donation entre vifs ou d’un testament, les archives privées considérées comme des biens meubles détenus par des personnes privées peuvent faire l’objet d’un legs.

• La dation

Acquittée par un impôt patrimonial incluant des droits de mutation à titre gratuit, des droits de partage ou encore des droits de succession, un particulier peut remettre des « documents de haute valeur artistique ou historique » selon l’article 1716 bis du Code général des impôts à l’Etat. Cette démarche reste exceptionnelle et est prononcée par le ministre chargé du Budget.

Les fonds privés constituent une source complémentaire aux archives publiques. Elles témoignent à la fois de l’activité économique et sociale du Département de l’Aube.

Les archives privées bénéficient des mêmes actions de traitement que les archives publiques à savoir : le tri, le classement, le conditionnement, la rédaction d’un inventaire, la communication en salle de lecture (en accord avec les modalités fixées par le donateur / déposant) et la valorisation.

Pour tout renseignement complémentaire et prise de rendez-vous, les Archives départementales de l’Aube restent à votre entière disposition et vous invitent à remplir le formulaire de contact en y décrivant sommairement les documents que vous souhaiteriez transmettre.

Il est également possible de tenir notre service informé d’une menace de destruction de documents privés (fermeture d’entreprise, cessation d’activité, déménagement) ou du passage de documents privés jugés intéressants dans une vente publique ou sur un site de ventes en ligne.

À des fins de pérennisation de vos archives, vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques de conservation :

•   Privilégier un lieu de stockage bénéficiant d’une bonne isolation ;
•   Conserver vos documents dans des boîtes fermées ;
•   Eviter d’utiliser :
• les pochettes plastiques en PVC (chlorure de polyvinyle) et privilégier les pochettes en polyéthylène ou en polypropylène
• les pochettes en papier cristal et les chemises cartonnées en raison de l’acidité du papier ;
• les trombones métalliques et les épingles ;
• les élastiques ;
• le ruban adhésif (scotch), en raison des traces jaunâtres pouvant être occasionnées.

Vous pouvez consulter le site Durée de conservation des papiers | Service-public.fr pour toute question relative à la gestion de vos documents administratifs.

Pour tout renseignement relatif à la gestion de vos archives personnelles, ou émanant d’une association ou d’une entreprise, vous pouvez prendre contact avec la direction des Archives et du Patrimoine de l’Aube en envoyant un courriel à l’adresse suivante : archpat.aube@aube.fr.