L'archivage électronique aux Archives départementales de l'Aube

Depuis les années 1990, nous évoluons dans un  contexte de mixité documentaire : une part des dossiers existe sous forme papier et une autre sous forme électronique. Les années 2000 sont marquées par une accélération de la production documentaire sous format électronique ainsi que par les débuts de la dématérialisation de procédures administratives. Cette augmentation de la production documentaire électronique s’explique en partie par la reconnaissance de la valeur de preuve des documents électroniques ainsi que de la signature électronique. En effet, depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, les documents sur support électronique ont la même valeur de preuve que les documents sur support papier, à la condition que l’auteur puisse être identifié et que les documents soient conservés de manière à pouvoir garantir leur intégrité. L’original est donc le document électronique et doit être conservé comme tel.

Afin de répondre à ces besoins de conservation de la valeur probante, mais aussi aux exigences de conservation historique, des outils informatiques, notamment les systèmes d’archivage électroniques, ont été développés Ainsi, les Archives départementales de l’Aube utilisent le système d’archivage électronique (SAE) XSacha. Ce  SAE a été créé en 2012 par le service lui-même. Dans XSacha, sont conservées des archives intermédiaires afin de garantir leur valeur probante jusqu’à échéance de leur durée d’utilité administrative (durée minimale de conservation des documents), ainsi que des archives définitives, conservées à titre historique.

En quelques chiffres, les archives électroniques collectées aux Archives départementales de l’Aube et conservées dans XSacha représentent :

-  3,75 To archivés, soit plus de 1 310 000 archives versées depuis 2010.

-  Plus de 605 Go archivés pour les services du Conseil départemental depuis 2010

- 725 entités enregistrées dans XSacha (département de l’Aube, communes, communautés de communes, syndicats intercommunaux, CCAS, AFR, …), chacune regroupant un ou plusieurs services producteurs

• dont 385 communes auboises (adhérentes à la SPL Xdémat[1]), qui déposent leurs archives dans XSacha.

Le volume des archives collectées devrait continuer à croître au fil des projets de dématérialisation et d’archivage électronique.

Parmi les dossiers dématérialisés dans le département de l’Aube, se trouvent notamment les dossiers d’aide sociale. En effet, depuis 2016, le dossier d’allocation personnalisée d’autonomie (APA) est dématérialisé et les pièces portant valeur de preuve sont transférées dans XSacha. Ce travail, mené conjointement par la Direction de l’Autonomie et la Direction des systèmes d’information et du numérique du Conseil départemental de l’Aube, est accompagné par le service des Archives départementales en vue de l’archivage de ces dossiers. Aujourd’hui, le but est de dématérialiser le dossier complet des bénéficiaires d’aide sociale géré par la Direction de l’Autonomie d’une part, et, pour l’échantillon de dossier à conserver à titre historique, de faire des versements au dossier du bénéficiaire dans XSacha d’autre part. Les Archives départementales accompagnent donc la Direction de l’Autonomie dans cette dématérialisation, notamment pour répondre à des questions de gestion des métadonnées, de durée de conservation des documents, de sort final ou encore d’exigence concernant les modalités d’élimination des archives électroniques.