La procédure de versement ou de dépôt aux Archives départementales

La sélection des documents à éliminer ou à conserver définitivement est déterminée sur la base des instructions de tri du Service interministériel des Archives de France et, lorsqu’ils existent, d’un tableau de gestion élaboré sur proposition du service versant en lien avec les Archives départementales. Ce tableau détermine la durée d’utilité administrative (DUA) de chaque document et son sort final : élimination, échantillonnage ou versement aux Archives départementales pour une conservation définitive.

En aucun cas, les Archives départementales n’assurent le pré-archivage des administrations, c’est-à-dire la conservation des archives avant l’échéance de la durée d’utilité administrative (DUA) et la sélection des documents qui découle de celle-ci (le tiers archivage).

La demande de versement prend la forme d’un bordereau de versement au format Excel.

Le bordereau de versement est un document contractuel : il est signé par le chef de service et le directeur des Archives départementales ; il vaut décharge et prise en charge. Par ailleurs, le bordereau sert de répertoire en cas de recherches administratives et historiques car c’est le seul instrument d’identification et de description du versement dans l’attente de son classement et de sa cotation. Aucun versement ne sera accepté sans remise préalable d’un bordereau de versement signé.

La rédaction du bordereau de versement nécessite donc le plus grand soin.

Le service versant doit compléter obligatoirement les 4 colonnes :

- le numéro de boîte ou du registre : chaque versement sera renuméroté en continu, dans l’ordre alphanumérique, de 1 à n (n correspondant au numéro de la dernière boîte du versement). Il conviendra de ne pas utiliser de numéro bis, ter. Ce numéro sera reporté sur la tranche de la boîte.

- l’analyse : chaque boîte fait l’objet d’une description courte et précise, détaillant l’objet de l’affaire traitée, l’action administrative et la nature des pièces.

- la date extrême de début : date du document le plus ancien de la boîte.

- la date extrême de fin : date du document le plus récent de la boîte.

Exemples :

Boîte n° 1 : Commission départementale de la nature des paysages et des sites : procès-verbaux (1995-2000).

Boîte n° 2 : Dossiers individuels de détenus libérés (2015-2016).

Boîte n° 3 : Dossiers scolaires (1960-1970).

Boîte n° 4 : Demandes de permis de construire. Communes de A à C (1985-1990).

Les sigles devront être développés. Eviter les termes « affaires diverses » ou « affaires générales ».

Ce bordereau complété est soumis au correspondant des Archives départementales par courriel (archpat.aube@aube.fr).

Ce bordereau est alors imprimé en un seul exemplaire, signé par le chef du service versant, et adressé par voie postale :

Archives départementales de l’Aube

131 rue Etienne Pédron

10000 - TROYES

Dès réception de l’accord par le directeur des Archives départementales, le service versant d’un rendez-vous pour le transfert physique des documents convient avec le correspondant des Archives. Le transfert physique est à la charge du service versant et a lieu obligatoirement un vendredi à partir de 9h.

Le jour du versement, les dossiers devront être rangés dans des boîtes en carton au format standard de 10 cm, numérotées sur le petit côté et le couvercle en fonction du bordereau de versement validé. Afin d’éviter toute détérioration des documents, les boîtes ne doivent être ni trop pleines, ni laissées à moitié vides.

Les registres de grand format qui ne peuvent être conditionnés dans des boîtes d’archives peuvent être rangés dans des caisses en carton, propres, solides et en bon état. La numérotation sera portée au moyen d’un signet placé dans le registre et dépassant de celui-ci.

Le versement devant être effectué en un seul voyage, le service versant s’assurera de disposer d’un véhicule adapté le jour du versement, notamment dans le cas de versement supérieur à 50 boîtes.

Le véhicule sera chargé de façon à ce que les premiers numéros du versement soient les premiers à être déchargés.

Les Archives départementales se réservent le droit de refuser un versement en cas de non-respect de ces dispositions réglementaires.

Votre correspondant aux Archives départementales reste à votre disposition pour organiser le versement et répondre à vos questions.